Dział HR jest często jednym z najbardziej przepracowanych i mających za mało personelu działów w firmie. Muszą codziennie odpowiadać na dziesiątki pytań związanych z świadczeniami, zarządzać nowymi pracownikami, koordynować formalności – często za pomocą stosów własnych dokumentów do uporządkowania. Automatyzacja HR może oferować łatwiejsze i szybsze sposoby zarządzania.
1. Lista płac
Kiedy automatyzujesz swój system płac, przetwarzasz go w systemie, a nie ręcznie. Ręczne wykonywanie listy płac jest znacznie wolniejsze – często zajmuje dni w porównaniu do godzin – i ma znacznie większą szansę na błędy niż system automatyczny.
Dla firm każdej wielkości dostępne są niezliczone opcje automatyzacji listy płac, takie jak Sage, Isof lub Pmx. Korzyści z automatyzacji procesów płacowych obejmują:
– Dokładne obliczenia: Zamiast wprowadzać podatki, odliczenia, nadgodziny, prowizje i inne rozbieżności, automatyzacja automatycznie obliczy dla Ciebie wszystkie unikalne punkty, – Ewidencja płac: przechowywanie dokumentacji płac w formie cyfrowej w porównaniu z folderami plików w różnych lokalizacjach pozwala zaoszczędzić dużo czasu i problemów w przypadku audytu, – Lepsze zarządzanie czasem: Ogranicz błędy ręcznego rejestrowania przepracowanych godzin lub wniosków o zwolnienie.
2. Zarządzanie czasem / Arkusze czasu
Jeśli korzystasz z ręcznego śledzenia czasu pracy, zwykle pracownicy wprowadzają swoje godziny po tym, jak już się wydarzyły. Często jest to koniec tygodnia za pomocą arkusza kalkulacyjnego lub tabeli.
Niestety pamięć nie u wszystkich jest idealna, a ta metoda pomiaru czasu wiąże się ze znacznie wyższym ryzykiem fałszowania liczb. Oczywiście zwykle nie oznacza to złośliwości; niektórzy zapominają, czy w tym tygodniu wydarzyło się coś, co spowodowało zmianę ich harmonogramu. Wypadki na drodze, wizyty u lekarza lub konieczność wcześniejszego wyjścia z powodu chorego dziecka są tego najlepszym przykładem.
Istnieje kilka opcji cyfrowego śledzenia i dokumentacji godzin pracy, takich jak inwestowanie w biometryczny zegar czasu lub wymaganie od pracowników zalogowania się na stronie do ewidencji czasu w pracy. Dane byłyby następnie zestawiane razem i gotowe do listy płac.
3. Onboarding i rekrutacja
Dział HR poświęca niezliczone godziny na gromadzenie wszystkich danych niezbędnych do rekrutacji i wdrażania nowych pracowników. Podczas tego procesu muszą zachować dużą ilość formalności, w tym życiorys nowego pracownika, opis stanowiska, formularze podatkowe i tym podobne. Łatwo wtedy o utratę dokumentacji lub przedłużenie procesu rekrutacji.
Automatyzacja tych procesów może znacznie poprawić doświadczenie poprzez ograniczenie błędów ludzkich, zapobieganie utracie dokumentacji i poprawę widoczności statusu zatrudnienia między działami. Co więcej, zintegrowanie aplikacji AI z rozwiązaniem automatyzacji HR może uczynić proces rekrutacji i onboardingu bardziej interaktywnym, gdzie chatbot HR może pomóc nowym pracownikom w wypełnianiu informacji. Chatboty HR mogą rozwiać wszelkie wątpliwości pracowników, oszczędzając w ten sposób dużo czasu HR i umożliwiając im skupienie się na bardziej strategicznych aspektach biznesowych.
4. Benefity
Istnieje kilka powodów, dla których świadczenia ciągle się zmieniają: wydarzenia zmieniające życie, nowi pracownicy, otwarta rekrutacja i inne. Świadczenia pracownicze nie są łatwe do prześledzenia, szczególnie jeśli polegasz wyłącznie na papierowych dokumentach.
Zarządzanie świadczeniami pracowniczymi za pośrednictwem portalu internetowego może obniżyć koszty. Oto kilka głównych przykładów tego, co daje platforma automatycznych świadczeń (np. Sodexo):
– Automatyzacja procesu kwalifikowania się do świadczeń, – Edukacja pracowników w momencie rejestrowania oferowanych korzyści firmy i ich opcji, – Umożliwianie pracownikom wprowadzania zmian w ich planach dotyczących wydarzeń, takich jak małżeństwo, nowe dziecko, rozwód lub przeprowadzka, – Wyeliminowanie bólu głowy związanego z zarządzaniem otwartą rejestracją, wdrażaniem i innymi korzyściami.
5. Oceny
Czy uważasz, że ponad połowa firm nie ma skutecznej struktury oceny ? Wiele firm dokonuje corocznych przeglądów, które po prostu nie działają. Jest tak z wielu powodów, ale najważniejsze jest to, że nie śledzą postępów pracownika przez cały rok, tylko ostatni kwartał.
Stworzenie usprawnionego, zautomatyzowanego procesu oceny pracowników pomaga im w zrozumieniu ich ról, pomaga menedżerom śledzić rzeczy, nad którymi muszą pracować, a także to, w czym się wyróżniają, i zachęca do współpracy.
Automatyzacja działu HR ma mieć na celu usprawnienie ich działania i wyeliminowanie błędów pojawiających się podczas pracy. Uważamy, że nie powinna ona wpływać na czas, który pracownicy HR poświęcają na kontakt z innymi pracownikami! Drobna pochwała, krótka rozmowa, przelotny uśmiech, na prawdę robią różnicę w atmosferze zespołu. Pamiętajmy o tym, że nic nie zastąpi kontaktów międzyludzkich, a przeniesienie kilku naszych zadań do programu, powinno nam pozwolić je rozwijać i pielęgnować. Czy znacie i polecacie aplikacje/programy, które są dedykowane do działu HR?