Wszyscy chcemy uzyskać jak więcej informacji zwrotnych dotyczących naszej pracy. Chcemy być najlepsi w tym, co robimy, i pragniemy wskazówek, jak to zrobić. Więc dlaczego tak mała liczba menedżerów i kierowników po wykonanej pracy swoich podwładnych nie zostawia im żadnej informacji zwrotnej? Chodzi o brak czasu lub brak umiejętności? Przecież, tak jak portal brief.pl napisał “Feedback jest bogiem”.
Badania zrealizowane przez serwis GazetaPraca.pl dotyczące zaangażowania pracowników wskazują, że aż 55 proc. z nich po wykonaniu zadań nie otrzymuje od przełożonego żadnej informacji zwrotnej na temat jakości swojej pracy, a zaledwie 10 proc. respondentów mówi, że może liczyć na uznanie ze strony szefa po dobrze wykonanej pracy.
„ Pracownicy są bardziej skłonni do uczenia się i rozwoju, gdy otrzymują natychmiastowe informacje zwrotne, które są konkretne, ukierunkowane na ich rozwój i które można od razu zastosować w praktyce. ”- raport Gallup z 2017 r.
Więc jeśli opinie są naprawdę idealnym narzędziem do rozwoju i wzrostu, dlaczego tak wielu z nas uważa to za tak problematyczne? Oto niektóre ze sprawdzonych technik konstruowania i dostarczania skutecznych informacji zwrotnych.
1. Skuteczne informacje zwrotne są konkretne, aktualne, znaczące i szczere
Konkretne: informacje zwrotne powinny wyraźnie koncentrować się na działalności biznesowej. Skuteczny feedback wiąże się w większym stopniu z ogólnym celem, ale nie jest ogólny.
Terminowe: informacje zwrotne należy przekazywać jak najbliżej danego działania. Nie ma sensu mówić, pięć miesięcy po fakcie: „ Wiesz, Tomek, wykonałeś świetną robotę, opracowując nowe grafiki na stronę w styczniu. ”. Okno możliwości refleksji nad zachowaniem i zmianami minęło.
Znaczące: dodaj treść i precyzję do wiadomości zarządzania. Dobra informacja zwrotna daje sensowne i praktyczne sugestie, jak dostosować zachowanie lub zmienić kurs oraz dodaje dodatkowy kontekst, który mógł zostać pominięty.
Szczery: Tak, udzielenie informacji zwrotnej jest trudne. Bez względu na to, jak zareagujesz na zachowanie, musisz być uczciwy, w przeciwnym razie ryzykujesz utratą zaufania swojego zespołu.
2. Skuteczne informacje zwrotne są zorientowane na cel
Informacja zwrotna to nie tylko porady, pochwały lub oceny. Skuteczny feedback wymaga, aby dana osoba miała cel, podejmowała działania, aby go osiągnąć, i otrzymywała związane z nim informacje o swoich działaniach. Informacja staje się informacją zwrotną tylko wtedy, gdy próbuję coś spowodować, a ta informacja mówi mi, czy jestem na dobrej drodze lub muszę zmienić drogę działania. Ta subtelna różnica polegająca na udzielaniu porad, które są wyraźnie wykonalne, oddziela skuteczne i nieskuteczne informacje zwrotne. Twoja opinia musi być bezpośrednio powiązana z celami osoby, z którą rozmawiasz.
3. Skuteczne informacje zwrotne koncentrują się na przyszłości
Chociaż zdarzenie, które spowodowało przekazanie opinii, miało miejsce w przeszłości, największym błędem, jaki możesz popełnić, udzielając skutecznej informacji zwrotnej, jest rozwiązanie tych problemów. Dlaczego? To proste. Nie można zmienić zdarzenia, które już się wydarzyło. Zamiast tego, musisz skupić się wyłącznie na przyszłości i tym, jak możesz pomóc komuś zmienić kurs, aby zbliżył się do celu.
Na przykład:
„Spóźniłeś się na nasze spotkania w ciągu ostatnich kilku poranków, które sprawiły, że kilku z nas musiało zmienić harmonogram naszych dni. W przyszłości chciałbym, abyś skupił się na dotarciu na czas, abyśmy wszyscy mogli dotrzymać terminu”.
Kluczem tutaj jest to, że twoja opinia koncentruje się wyłącznie na przyszłości. Nie obwiniasz za to, co poszło nie tak lub nie znosisz błędu, ale raczej wyjaśniasz fakty tego, co się stało.
4. Skuteczne informacje zwrotne dotyczą procesu, a nie osoby
„Nigdy nie krytykuj osoby. Zawsze krytykuj działania”.
– Leo Babauta
Jedną z najgorszych rzeczy, które możesz zrobić, dostarczając skuteczne informacje zwrotne, jest włączenie emocji. Zamiast mówić „Prezentacja była zbyt długa i nudna”, lepsza informacja zwrotna powiedziałaby: „Zamiast 2 lub 3 przykładów na każdym slajdzie, które odwracają uwagę od głównego komunikatu, ogranicz się do 1 przykładu na slajd. W ten sposób prezentacja jest bardziej zwięzła i efektowna, a my będziemy mogli skrócić ją z 20 minut do 15 ”.
Skup się nie tylko na tym, co się wydarzyło, ale na przyszłej akcji, którą chciałbyś zobaczyć, podkreślasz działania, które ktoś może zmienić. Chwalenie wysiłków to kolejna łatwa pułapka, w którą można wpaść. Możesz myśleć, że poprawiasz sytuację, chwaląc wysiłek po porażce, jednak nie tylko to sprawia, że ludzie czują się głupi, i nie starają się osiągnąć celu.
5. Skuteczne informacje zwrotne nie boją się być negatywnymi
Łatwo jest nie wyrazić opinii, ponieważ wiesz, że zostaną potraktowane negatywnie. Mówimy sobie, że nie wiemy, jakich słów użyć, że błędy w pracy nie są aż tak znaczące, lub udzielenie informacji zwrotnej zepsuje nasze relacje z kolegą z drużyny.
Jednak opóźnienie lub brak negatywnej informacji zwrotnej niweczy zaufanie, które zbudowałeś z członkami drużyny.
To nie musi być takie trudne. Udzielanie informacji zwrotnych powinno być procesem ciągłym, a nie czymś wielkim. Jeśli informacja zwrotna jest postrzegana jedynie jako część codziennej komunikacji, nie zostanie źle zinterpretowana jako coś wyjątkowego. Jeśli nadal denerwujesz się negatywnymi opiniami, przygotuj na to kolegów z pracy, zanim jeszcze zaczniecie projekt. Na przykład, jeśli dasz członkowi zespołu projekt z mentalnością „pokaż mi, co możesz zrobić”, nie zdziw się, jeśli weźmie go osobiście, gdy wyjaśnisz, gdzie się nie udało. Z drugiej strony, jeśli ułożysz projekt jako szansę na naukę i rozwój umiejętności, twoja opinia, nawet jeśli negatywna, będzie interpretowana w sposób produktywny i otwarty.
6. Skuteczne informacje zwrotne mogą być pozytywne
Z całym naciskiem na krytyczne informacje zwrotne i zmianę negatywnych zachowań, łatwo zapomnieć, że skuteczne informacje zwrotne dotyczą w równym stopniu wzmacniania i promowania dobrych zachowań. Można w łatwy sposób założyć, że ktoś wie, kiedy wykonał dobrą robotę, ale badania pokazują, że sam czyn polegający na rozpoznaniu dobrze wykonanej pracy może przynieść ogromne korzyści.
Według artykułu w American Behavioural Scientist „zespoły o wysokich osiągach dzielą prawie sześć razy więcej pozytywnych opinii niż przeciętne zespoły”, podczas gdy zespoły o niższych osiągach dzielą prawie dwa razy więcej negatywnych opinii niż przeciętne zespoły. Jednak musimy pamiętać, aby szczegółowo określić, za co kogoś chwalimy.
7. Skuteczne informacje zwrotne nie zakładają, że mają rację
Chociaż najprawdopodobniej udzielasz informacji zwrotnych z pozycji władzy, zawsze powinieneś pamiętać o kontrolowaniu własnego ego i emocji. Aby ktoś naprawdę zmienił swoje zachowanie, musi szanować to, co mówisz i ufać, że masz na względzie ich dobro. Wszystko zaczyna się od chęci wysłuchania ich.
Po udzieleniu opinii zadaj pytania, które pokazują, że jesteś otwarty na zrozumienie tego, co się stało, i chcesz nieustannie ich wspierać w pracy:
Jak widzisz sytuację?
Jak następnym razem możesz zrobić coś inaczej?
Jak myślisz, co zadziałało, a co mogło pójść lepiej?
Im bardziej pracownik myśli o poprawie wyników, tym bardziej angażuje się w jej realizację.
Tworzenie i dostarczanie skutecznych feedbacków jest jedną z największych umiejętności silnego lidera. Nie tylko tworzy integracyjne, wspierające środowisko rozwoju osobistego i wzrostu, ale może również mieć znaczący wpływ na rozwój Twojej firmy.
Pamiętaj o wrażliwej pozycji, w której umieszczasz odbiorcę swojej opinii.
Macie wskazówki jak dawać dobry feedback? Jak odstawić towarzyszące nam od urodzenia emocje i być sprawiedliwym liderem w pracy?