Boże Narodzenie, urodziny, rocznica pracy czy przejście na emeryturę to wyjątkowe sytuacje w firmie. Na tyle wyjątkowe, iż zasługują na specjalną celebrację okraszoną upominkiem wręczanym pracownikom. Niestety, pracodawca nie może zapominać o ciążących na nim obowiązkach względem stosownych organów podatkowych. Prezent dla pracownika a podatek może stanowić przyczynę poważnych konsekwencji, dlatego w dzisiejszym wpisie wyjaśnimy, jak prawidłowo rozliczyć upominki pracownicze.
Prezenty dla pracowników a podatek dochodowy
Każdy właściciel przedsiębiorstwa co jakiś czas ma okazję do obdarowania pracowników, z której mniej lub bardziej chętnie korzysta. Jednocześnie powinien on wiedzieć, w jaki sposób należy rozliczyć dany upominek w zależności od okoliczności. Okazuje się bowiem, że kordzik wręczony górnikowi z okazji przejścia na emeryturę będzie zupełnie inaczej rozliczany niż zegarek wręczony pracownicy wychodzącej za mąż. Ważne jest także źródło finansowania upominku – czy jest to majątek obrotowy czy na przykład Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Co do zasady, każdy prezent pracowniczy jest traktowany jako czynnik podnoszący wynagrodzenie pracownika. To wymusza na stronach stosowne rozliczenie upominku, czyli odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy.
Czy Urząd Skarbowy zwraca uwagę na prezenty dla pracowników?
Organy finansowo-skarbowe na czele z Urzędem Skarbowym przeciwdziałają nieprawidłowościom związanym z rozliczaniem podatków. W obszarze szczególnego zainteresowania tej instytucji są wszelkie transakcje, które mogą być nieprawidłowo rozliczane. Pod hasłem “nieprawidłowe rozliczenie” rozumiemy nie tylko ukrywanie dochodów pracownika, ale też nienależne odliczenia VAT-u czy sztuczne generowanie kosztów. Dwa ostatnie zjawiska są szczególnym zagrożeniem dla budżetu państwowego, z którym coraz częściej walczy się w postaci kontroli funkcjonariuszy skarbowych. Okazuje się, że nawet drobny upominek, który nie został rozliczony, może być przyczyną poważnych konsekwencji.
Urząd Skarbowy zwraca uwagę przede wszystkim na prawidłowe rozliczenie prezentów. Należy bowiem pamiętać, że według wykładni prawnej każdy upominek stanowi formę świadczenia w naturze. To z kolei jest przesłanką, by traktować prezent jako przychód ze stosunku pracy, czyli wzbogacenie się pracownika. Wobec takiej sytuacji – jak wcześniej wspomnieliśmy – konieczne jest odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy. Choć kosz słodyczy, eleganckie pamiątki czy inne upominki mogą mieć symboliczną wartość, to i tak należy je prawidłowo zaewidencjonować. Podczas kontroli żaden urzędnik nie będzie miał skrupułów zakwestionować wydatków i domagać się odprowadzenia stosownych zaliczek i podatków.
Kto powinien odprowadzić podatek?
Jeżeli pracodawca ma zamiar podarować prezent, musi ustalić, czy faktycznie konieczne jest odprowadzenie podatku. Jeżeli w danej sytuacji występuje opodatkowanie prezentu dla pracowników, konieczne będzie pobranie zaliczki PIT. Choć obowiązek podatkowy leży na otrzymującym upominek, to faktyczne odprowadzenie podatku jest zadaniem pracodawcy. W jaki sposób to zrobić? Czy pracodawca będzie domagać się przelewu na rachunek firmowy? A może pracownik musi przedłożyć odliczoną gotówkę w momencie odbioru prezentu? Rozwiązanie jest znacznie prostsze – pracodawca zmniejsza wynagrodzenie o kwotę stosownego rozliczenia. Tym sposobem prezenty dla pracowników a PIT łączą się, ponieważ w informacji PIT-11 wystawionej przez zakład pracy uwzględnia się dany upominek.
Jak wiemy, zaliczka na podatek dochodowy wynosi 19,52% od kwoty wynagrodzenia i jest ona regulowana solidarnie. Oznacza to, że pracodawca odprowadza 9,76% jako koszt własny, a pracownik ma potrącane swoje 9,76% od wypłaty. W przypadku prezentu rozliczenie dokonywane jest na analogicznych zasadach. Załóżmy, że pracownik otrzymuje 5000 złotych brutto wypłaty i w ramach prezentu na jubileusz 25-lecia pracy dostaje zegarek o wartości 1000 złotych brutto. Po doliczeniu wartości zegarka do wypłaty pracownika, okazuje się, że otrzyma on wynagrodzenie w wysokości 6000 złotych. Wówczas zaliczka na podatek dochodowy wzrośnie z 266 złotych do 392 złotych. Oznacza to, że faktyczna wypłata “na rękę” w miesiącu otrzymania zegarka zostanie pomniejszona o 126 złotych.
Kiedy podatek od prezentu dla pracownika nie jest odprowadzany?
Pierwsza część naszego wpisu z pewnością nie zabrzmiała zbyt optymistycznie dla wielu osób. Pracodawcy mogą się zirytować, że nawet tak życzliwy gest obciążony jest daninami państwowymi. Pracownicy z kolei zapewne nie będą aż tak zadowoleni z prezentu wiedząc, że poniekąd są zmuszeni do jego częściowego ufundowania. Są jednak sytuacje, w których podatek od prezentu dla pracownika nie będzie naliczony. Aby skorzystać z takiego rozwiązania należy pamiętać, by spełnić określone prawem przesłanki uprawniające do zwolnienia podatkowego. Poniżej omawiamy dwie szczególne sytuacje, w których pojęcia “prezenty dla pracowników” i “podatek” będą oddzielone grubą kreską.
Prezenty dla pracowników finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to specjalny fundusz tworzony przez pracodawcę do finansowania określonych świadczeń. Wielu pracownikom kojarzy się on z niskooprocentowanymi pożyczkami mieszkaniowymi lub “wczasami pod gruszą”, czyli dofinansowaniem urlopu wypoczynkowego. Jak się jednak okazuje, ZFŚS ma znacznie szersze możliwości finansowania, a wśród nich jest zakup upominków pracowniczych. Co więcej, prezenty zakupione ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie będą podlegać opodatkowaniu. Upominki powinny jednak spełniać poniższe kryteria, by mogły być uznane za zwolnione z zaliczki na podatek dochodowy:
Wysokość świadczenia nie przekracza 1000 złotych;
Świadczenie przekazywane jest bezpośrednio pracownikowi;
Świadczenie związane jest z finansowaniem działalności socjalnej;
Ma charakter świadczenia pieniężnego lub rzeczowego (za wyjątkiem talonów, bonów i innych znaków uprawniających do wymiany na towary lub usługi);
Źródłem finansowania są wyłącznie środki z ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, bez udziału środków obrotowych.
Prezent dla pracownika jako darowizna
Drugą sytuacją, w której pojęcia “prezenty dla pracowników” i “opodatkowanie” nie łączą się, jest darowizna. Jeżeli przedsiębiorstwo w ramach darowizny przekazuje rzecz znajdującą się na terenie RP, a przekazanie jest określone precyzyjnie jako darowizna, wówczas nie stosuje się przepisów Ustawy o PIT. Stanowi o tym art. 2 ust. 1 pkt 3 niniejszej Ustawy, który jednocześnie przekierowuje nas do art. 1 ust. 1 pkt 2 Ustawy o podatku od spadków i darowizn. Co istotne, stanowisko to zostało potwierdzone przez dyrekcję Krajowej Informacji Skarbowej pod sygnaturą 0115-KDIT2.4011.868.2020.1.MD. Warto więc w razie ewentualnych wątpliwości zapoznać się z niniejszą decyzją oraz jej argumentacją ze strony KIS.
W przypadku darowizny należy jednak pamiętać o limicie kwotowym – ta bowiem ustalona jest na 4902 złote w stosunku do obdarowanego w 5 poprzednich latach. Jeśli przez 4 ostatnie lata pracownik otrzymywał paczki świąteczne o wartości 1000 złotych, to w piątym roku prezent nie może przekroczyć wartości 902 złote. Dotyczy to jednak tych sytuacji, w których wręczenie upominku nie ma związku z wykonywaną pracą lub jej rezultatami. Co za tym idzie: prezenty z okazji ślubu czy narodzin dziecka będą zaliczone w poczet darowizn. Jeśli jednak upominek będzie dotyczyć sytuacji zawodowej, np. przejścia na emeryturę, wówczas nie ma możliwości sklasyfikowania podarunku jako darowiznę.
Prezent dla pracownika – kiedy wręczać?
Teraz, gdy już wiemy w jaki sposób prawidłowo rozliczyć podatek od prezentu dla pracownika, zwróćmy uwagę na najpopularniejsze okazje upominkowe. Takich sytuacji jest co najmniej kilka w roku, a do najpopularniejszych zaliczamy:
Boże Narodzenie – choć prezenty świąteczne dla pracowników a podatek nie brzmią radośnie, to magiczna aura świąt zachęca do wręczania upominków. To wyjątkowy czas, w którym większość właścicieli nie patrzy na to, jakie zobowiązanie podatkowe wyniknie z prezentu. Liczy się serdeczny uśmiech na twarzy drugiej osoby, szczere życzenia oraz aura wzajemnej życzliwości.
Rocznica pracy – coraz częściej “stażowe” przybiera formę nie tylko nagród pieniężnych, ale i fizycznych upominków. Prezenty te spełniają podwójną rolę: są wyrazem podziękowania za dotychczasową pracę i zachęcają do dalszego pozostawania w firmie. Taka motywacja jest niezwykle cenna na jakże dynamicznie zmieniającym się rynku i przy nowych ofertach pracy.
Urodziny – kolejna z popularnych, “personalnych” rocznic, która przybiera wiele różnych form. Tam, gdzie zakłady mają kameralny charakter, świętowanie przybiera bardziej rodzinną formę, z kawą i ciastkiem. Przy dużych korporacjach życzenia najczęściej docierają mailem, a poczęstunek ogranicza się wyłącznie do jednego działu. Zarówno w jednej, jak i drugiej sytuacji przełożeni bardzo często wręczają pracownikom drobny upominek.
Przejście na emeryturę – to wydarzenie jest niezwykłe w życiu danego pracownika, które niejako redefiniuje jego przyszłość. Kończy się bowiem etap wieloletniej pracy zarobkowej, a rozpoczyna spokojna i piękna jesień życia na emeryturze. Szanując codzienny trud i odpowiedzialność przyszłego emeryta, warto wręczyć mu przydatną i zaskakującą pamiątkę.
Najpopularniejsze prezenty pracownicze
Wielu pracodawców zastanawia się, co wręczyć na prezent dla pracownika – nie tylko w kwestii budżetu, ale też w tematyce. Istnieje bowiem zbiór zasad, który można określić jako “savoir-vivre wręczania upominków w miejscu pracy”. Jest on bardzo precyzyjny, a zarazem surowy – nietrudno o gafę lub krępującą sytuację. Przede wszystkim prezent nie powinien być zbyt osobisty lub intymny: perfumy lub bielizna mogą naruszyć strefę komfortu obdarowanego. Powinniśmy także powstrzymać się od prezentów “z humorkiem” – niektóre osoby mogą poczuć się zniesmaczone niewybrednym rodzajem żartu. Prezenty zbyt ogólne, jak książki, kwiaty czy słodycze mogą zwyczajnie nie przemówić do gustu obdarowanego.
Pojawia się zatem pytanie – co tak naprawdę warto wręczyć pracownikowi, by uniknąć skrępowania, zażenowania czy niezręcznej sytuacji? Najlepszym, a zarazem coraz popularniejszym rozwiązaniem jest wręczanie upominków w postaci wrażeń. Mamy tu na myśli wszelkiego rodzaju karnety, vouchery oraz bilety na niecodzienne, unikalne atrakcje. Do takich z pewnością należeć będzie regeneracyjny zabieg SPA połączony z masażem, który zrelaksuje obdarowanego. Prezent może być okraszony także nutką adrenaliny w postaci przejazdu sportowym Ferrari lub Lamborghini po torze wyścigowym. Dobrym pomysłem będą także różnego rodzaju warsztaty, np. kurs sushi czy degustacja win z sommelierem. Wybór jest naprawdę szeroki, a sam obdarowany z pewnością będzie miło zaskoczony.