Zatrudnienie nowego pracownika wiąże się z wyzwaniem, które polega na szybkiej asymilacji z panującymi zwyczajami i zasadami pracy. Nie chodzi tu jedynie o przekazanie wiedzy i ustalenie zakresu kompetencji – to także skuteczne scalenie z zespołem i zapoznanie ze współpracownikami. Pracownik pozostawiony sam sobie nie tylko będzie miał większą tendencję do popełniania błędów i wolniej przyswoi przekazany materiał, ale także częściej będzie myślał o zmianie pracodawcy i o wiele słabiej będzie angażować się w życie wewnątrz firmy. Remedium na powyższe bolączki jest onboarding, o którym opowiemy w dzisiejszym artykule.
Czym jest onboarding?
Onboarding to angielskie wyrażenie, które w tłumaczeniu oznacza “[wejście] na pokład”, “[dołączenie] do załogi”. Mowa tu oczywiście o pokładzie, którym jest nowe miejsce pracy, a załoga to nikt inny, jak współpracownicy, przełożeni, niekiedy także podwładni. Onboarding można więc utożsamić z przywitaniem, oprowadzeniem po firmie i wdrożeniem w obowiązki w asyście wyznaczonych do tego osób. Choć proces ten z reguły utożsamia się z mentorem, który tłumaczy realia pracy w firmie, to na proces onboardingu wpływa cały zespół. Towarzyska rozmowa na przerwie, zaproponowanie nowo przyjętej osobie kubka herbaty czy udzielenie praktycznych porad to także forma wprowadzenia i integracji z zespołem.
Onboarding musi być procesem ściśle uporządkowanym, chronologicznym, niejako “dawkowanym” na potrzeby pracownika. Wysłanie maila z blisko 250-stronicowym dokumentem zawierającym procedury wewnętrzne nie ma nic wspólnego ze skutecznym wdrożeniem, gdyż nowo przyjęta osoba nie wyniesie niczego pożytecznego z lektury, o ile w ogóle się z nią zapozna. Onboardowana osoba musi być prowadzona przez cały proces stopniowo – od wskazania miejsca pracy przez przekazanie dostępów i indywidualnych identyfikatorów (np. logowanie do komputera), aż po stopniowe pokazanie obowiązków w praktyce. Należy pamiętać, że to co dla pracownika z 5-letnim doświadczeniem będzie rutyną dnia codziennego, dla “świeżaka” może stanowić arcytrudne zadanie, które niejednokrotnie będzie tłumaczone po kilka razy.
Etapy onboardingu
Kontynuując myśl z poprzedniego akapitu, onboarding ma swój uporządkowany harmonogram. Choć w każdym zakładzie pracy może wyglądać nieco inaczej, to generalna zasada wyszczególnia 4 kroki. Poniżej przedstawiamy i objaśniamy każdy z nich z dwóch perspektyw: pierwsza z nich dotyczy pracownika, druga z kolei ukazuje proces onboardingu oczami zespołu, w którym ma miejsce wdrożenie.
Etap 1: Pre-onboarding
Faktyczne wdrożenie pracownika zaczyna się jeszcze przed jego przybyciem do miejsca pracy, natychmiast po podpisaniu umowy. Formalnie osoba świeżo zatrudniona nie ma żadnej roli w tym momencie, jednak dla zaplecza jest to zielone światło do rozpoczęcia prac. Informatycy mają za zadanie stworzyć indywidualne konto dostępu pracowniczego, zespół kadrowy zajmuje się sprawami administracyjnymi i socjalnymi, zaś księgowi muszą wprowadzić dane do systemu odpowiadającego za payroll.
Co w tym czasie robią zatrudnieni już pracownicy? Tutaj tak naprawdę wszystko zależy od zachowania menedżera, który może (ale nie musi) poinformować zespół o dodatkowym zatrudnieniu. Dobrym zwyczajem jest poinformowanie o tym fakcie podwładnych minimum dzień przed rozpoczęciem pracy nowo przyjętej osoby. Umożliwia to odpowiednie przygotowanie się na przywitanie pracownika, minimalizuje też efekt szoku i ewentualne poczucie zagrożenia ze strony nowego członka zespołu.
Etap 2: Pierwszy dzień w pracy
Prawdopodobnie jeden z najbardziej stresujących dni w życiu zawodowym, z którym każdy w końcu musi się zmierzyć. Na tym etapie zapewne pracownik nie zapamięta zbyt wiele z powodu poczucia presji i chęci zaprezentowania się jak najlepiej. Dobrym pomysłem zatem będzie przygotowanie podsumowania w postaci e-maila, który zostanie wysłany na koniec dnia pracy. Osobną wiadomością warto wysłać spis kontaktów do współpracowników wraz z krótkim opisem, czym dana osoba się zajmuje i miniaturką zdjęcia.
Pracownicy zespołu z kolei będą musieli wziąć częściową odpowiedzialność za nowo przyjętą osobę. Należy jednak zwrócić uwagę, by okazywane wsparcie było wyważone; nie można ani pozostawić “świeżaka” samemu sobie, ani też osaczyć go nadmierną uprzejmością. Wybranie jednej osoby, która zostanie “mentorem” (główną osobą przyuczającą do pełnienia obowiązków) to popularna praktyka, którą również rekomendujemy. Dobrym zwyczajem jest zebranie zespołu tuż przed rozpoczęciem dnia pracy i oficjalne zapoznanie, w którym menedżer oficjalnie przedstawi nową osobę i pozwoli powiedzieć kilka słów o sobie. Konieczne jest oprowadzenie świeżo zatrudnionej osoby po siedzibie firmy wraz ze wskazaniem najbardziej użytecznych miejsc. Jeśli onboarding odbywa się online, warto zapoznać pracownika z aplikacjami, których codziennie będzie używać w trakcie pełnienia obowiązków.
Etap 3: Podsumowanie pierwszego tygodnia
Pierwszym okresem oceny wdrożeniowej jest tydzień, podczas którego nowo zatrudniony powinien wykonywać podstawowe czynności w sposób płynny. Część nieco bardziej skomplikowanych czynności można wykonywać w asyście przełożonego, opiekuna lub innych, bardziej doświadczonych członków zespołu. Nie można oceniać pracownika za efekty jego pracy po tak krótkim okresie, przez co podsumowanie przybiera raczej charakter rozmowy lub zapytania o to, co się pracownikowi podoba, a co nie. Nowo zatrudniony musi być także gotowy na opowiedzenie o swoich doświadczeniach z pierwszymi dniami poprzez np. wskazanie czynności, które przyswoił z łatwością, a które wykonuje się najtrudniej.
Zespół sam w sobie podczas oceny nie ma większych zadań do wykonania, tak naprawdę w rozmowie podsumowującej pierwszy tydzień powinien uczestniczyć menedżer oraz mentor. Przełożony w tym etapie przede wszystkim słucha: najpierw zadawane są pytania do nowo zatrudnionego pracownika o jego odczucia związane z miejscem pracy, a następnie do odpowiedzi wywoływany jest mentor z zapytaniem o postępy podopiecznego. Pamiętajmy o wyrozumiałej ocenie, konieczne jest podkreślenie pozytywnych aspektów dołączenia nowej osoby i upewnienie się, że do tej pory wszystkie obowiązki są jasne i zrozumiałe.
Etap 4: Podsumowanie pierwszego miesiąca
Na tym etapie pracownik zna już wszystkie swoje obowiązki i zdecydowaną większość z nich wykonuje samodzielnie. Wobec rzadkich lub szczególnie skomplikowanych przypadków zadania realizowane są w asyście doświadczonych pracowników lub menedżera. Przy zadaniach grupowych należy uwzględniać zrekrutowaną osobę, jednocześnie ważna jest racjonalna ewaluacja na bazie poczynionych postępów. Stanowisko pracy jest ściśle uporządkowane – od czystego i schludnego biurka przez prawidłowe uczestnictwo w obiegu dokumentacji. Na tym etapie pracownik powinien w pełni “złapać wiatr w żagle” i być gotowym do zakończenia procesu wdrożenia.
Praca menedżera na tym ostatnim etapie onboardingu skupia się przede wszystkim na wyciąganiu wniosków z przeprowadzonych obserwacji i analiz. Warto zacząć od skontrolowania stanowiska pracy w zakresie przechowywania i archiwizacji dokumentów, co pozwoli ocenić skrupulatność i terminowość wykonywanych prac. Następnie przechodzimy do feedbacku, czyli wskazówek dotyczących współpracy z pracownikiem. Należy wskazać zarówno mocne strony nowo zatrudnionego, jak również wskazać obszary, w których powinien wykazać się większą dokładnością. Warto zadać pytania o odczucia pracownika, wizję pracy w firmie, czego się najbardziej obawia oraz w jaki sposób chciałby się rozwijać. Można także zakończyć program mentoringowy, a na końcu przeprowadzić samą ewaluację procesu onboardingu. Co się sprawdziło, a co spaliło na panewce? Czego nie udało się zrealizować? Czy o wszystkim pamiętaliśmy, czy objaśniliśmy pracownikowi całość dostatecznie jasno?
Jak przeprowadzać onboarding w firmie?
Prowadzenie onboardingu nie jest zadaniem prostym, które można potraktować jako ciekawą odskocznię od codziennych obowiązków. Proces powinien być zaplanowany na długo przed faktycznym dołączeniem pracowników, a testy skonstruowanej strategii powinny odbyć się z doświadczonym zespołem HR. Dopiero po weryfikacji obranych założeń można stworzyć formalne procedury wdrożeniowe, które powinny uwzględniać 10 poniższych zasad:
Onboarding nigdy nie może opierać się na jednej osobie – menedżer bez wsparcia zespołu przyszłych współpracowników jedynie przekaże wiedzę w teorii, która przecież może rozmijać się z praktyką;
Cały proces onboardingu powinien upłynąć pod znakiem wyrozumiałości – nie można zapomnieć, że my także mieliśmy swój okres ochronny, podczas którego nie byliśmy przytłoczeni krytyką i skomplikowanymi obowiązkami;
Wyznacz mentora lub buddy’ego (z ang. “kumpel”) – powinna to być doświadczona osoba z zespołu pracowniczego, która będzie kimś na zasadzie “onboardera zastępczego” lub “onboardera w praktyce”;
Należy wypośrodkować okazywaną troskę – nowy pracownik nie może zostać zasypany nadmierną uwagą, gdyż może speszyć się, potraktować to jako forma fałszywej troski lub zamknie się w sobie na znak obrony;
Stosuj gradację informacji – zacznij od najbardziej podstawowych, codziennych czynności, a potem stopniowo rozwijaj każdą z nich, pogłębiając wiedzę nowego pracownika;
Niekiedy zespół ma swoje “inside jokes”, czyli żarty, które nie są zrozumiałe dla postronnych osób – postarajmy się ograniczyć je do minimum, by nie doszło do niezręcznych sytuacji i nieporozumień;
Stwórz checklistę onboardingową, według której będziesz postępować – dzięki temu nie przeoczysz żadnej istotnej kwestii, jednocześnie ustalisz harmonogram poszczególnych czynności;
Podczas onboardingu Ty także podlegasz ocenie – pracownik już po pierwszych kilkunastu minutach będzie patrzył na Ciebie przez pryzmat dobrego lub złego kierownika;
Wykorzystując informację z punktu powyższego, poproś nowo zatrudnioną osobę o podzielenie się swoimi spostrzeżeniami – pozwoli Ci to wprowadzić ewentualne korekty na przyszły onboarding;
Pamiętaj, że onboarding powinien mieć także część nieformalną, podczas którego menedżer wyjdzie na lunch z nowo zatrudnionym lub w której cały zespół wyjdzie do pubu, na kręgle czy inną pozazawodową aktywność;
Jakie korzyści daje onboarding pracownika?
Wiadomo już, czym jest onboarding i na czym on polega, wiadomo też, jak przeprowadzić ten proces. Pojawia się jednak pytanie: po co w ogóle decydować się na taką czynność? Czy są jakieś korzyści z onboardingu? Jeśli tak, to jakie? Można przecież założyć, że pracownik poradzi sobie sam ze względu na fakt, iż został przyjęty na podstawie CV lub procesu oceny kompetencji (tzw. AC – assessment center). Tym bardziej można obstawiać przy słuszności tego stwierdzenia, jeśli w dotychczasowej karierze nowo zatrudnionego figurowały już podobne stanowiska.
Niestety, myślenie takie – choć popularne wśród mniejszych pracodawców – jest błędne. Każde stanowisko pracy różni się chociażby z uwagi na kulturę organizacyjną, charaktery zatrudnionych współpracowników czy podejście przełożonych. Jedne firmy będą preferowały model koleżeński, w którym menedżer po pracy zaprasza podwładnych na laser tag, a w biurze wszyscy mówią do siebie per Ty. Można się zatem domyślać, że dla pracowników “starej daty”, gdzie obowiązywała wyraźnie akcentowana hierarchia i brak spoufalania się między pracownikami, sytuacja ta będzie kompletnie nowa i niezręczna. Różnić się może także sposób wykonywania obowiązków; niektóre firmy mogą priorytetyzować zlecenia hurtowe nad pojedyncze zamówienia, inne z kolei polecą w pierwszej kolejności obsłużyć detalistów. Te różnice sprawiają, że konieczne jest zapoznanie się ze sposobem myślenia i procesami, które znajdują zastosowanie w firmie. Dzięki onboardingowi unikniemy niedopowiedzeń, a być może nieumyślnym złamaniem obowiązujących reguł ze strony pracownika.
Każdy z nas zapewne czuje pewne skrępowanie, kiedy znajdzie się w nowym, nieznanym dotąd środowisku. Tym bardziej uciążliwe jest to uczucie, im dłużej zna się dotychczasowy zespół i im więcej czasu będziemy spędzać wspólnie. Kroki w postaci wspólnego zapoznania, nieformalnego wyjścia czy zamienienia kilku słów przyspieszą proces integracji i pozwolą zmniejszyć pierwotny dystans. Przynosi to wielotorowe korzyści: pracodawca ma okazję do zjednania sobie przychylności nowo zatrudnionej osoby, pracownik z kolei szybciej zgra się z zespołem. Członkowie istniejącego teamu nie będą czuli się zagrożeni, a ogólna komórka szybciej uzyska maksimum efektywności. Onboarding należy więc traktować jako niezwykle istotne narzędzie w ujęciu społecznym, gwarantującym szybszą socjalizację i ogólny komfort psychiczny.